因公临时出国(境)常见问题

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    (一)基本概念

    Q1:因公出访的定义?

    A:因公出访是指因工作需要,开展科研合作、参加国际学术活动、执行国际交流项目、进行工作访问、参加比赛、进行文化交流以及培训、任职、任教、处理涉外突发事件等以执行公务为目的的出国(境)活动。严禁不履行因公出国(境)任务审批手续,擅自出国(境)执行公务。

    Q2:因公出访的经费来源?

    A:因公出访的经费来源可以为校院行政经费、教学科研经费、邀请方负担等。所有因公出访团组不论经费从何处列支均须履行因公出国(境)任务申报和审批手续。

    Q3:因公出访任务申报归哪个部门管?

    A:按出访目的地划分,因公出访任务分为因公出国赴港澳任务(北京市人民政府外事办公室审批)和赴台湾任务(北京市台湾事务办公室审批)。因公出国赴港澳任务须向国际处提出申报,赴台湾任务须向港澳台办公室提出申报。所有因公出访任务均须获得北京市人民政府外事办公室或北京市台湾事务办公室审批后方可执行。

    Q4:教学科研人员出国(境)执行学术合作交流任务也需要申报任务吗?

    A:教学科研人员出国(境)执行学术合作交流任务也需要履行因公出国(境)任务申报和审批手续。

    Q5:护照有因公与因私之分吗?

    A:有。因公护照签发机关是外交部,办理单位为北京市人民政府外事办公室(以下简称“北京市外办”),一般有效期为5年;因私护照签发机关为公安局出入境管理处,一般有效期为10年。

    Q6:港澳通行证有因公与因私之分吗?

    A:有。因公赴港澳通行证签发机关是北京市外办,办理单位为北京市外办,一般有效期为2年;因私赴港澳卡签发机关为公安局出入境管理处,一般有效期为5年。

    Q7:赴台湾通行证有因公与因私之分吗?签注有因公与因私之分吗?

    A:赴台湾通行证签发机关是公安机关,不分因公与因私,签注也不分因公与因私。根据出行目的不同签注不同,一般来讲,应邀赴台持Y签注,个人旅游持G签注。

    Q8:我校因公证照的管理归口单位?

    A:我校因公证照的管理部门为国际处;处级干部及以上人员的赴台湾通行证由组织部管理。

    Q9:什么是出国赴港澳任务批件(确认件)和赴台湾任务批件?

    A:出国赴港澳任务批件(确认件)是由北京市外办对申报的因公出访任务审批后下发的批文;赴台湾任务批件由北京市台办审批下发。

    Q10:什么是出境证明?

    A:指出访免签国家,由北京市外办出具,出访时携带因公护照和出境证明方可出境执行任务。

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    (二)基本政策

     

    Q1:关于改进教学科研人员因公出国管理,请问如何界定教学科研人员?

    A:教学科研人员指直接从事教学和科研任务的人员(含离退休返聘人员),以及在学校及二级单位中担任领导职务的专家学者。

    Q2:教学科研人员出国执行学术合作交流任务包括哪些呢?

    A:学术交流合作主要包括开展教育教学活动(含涉外办学和孔子学院涉及的教学科研活动在内)、专业领域进修、科学研究、学术访问、出席重要国际学术会议以及执行国际学术组织履职任务等。

    Q3:教学科研出访与一般性工作交流实行区别管理,体现在哪些方面呢?

    A:教学科研出访与一般性工作交流实行区别管理,主要体现在:(1)出国批次数、团组人数、在外停留天数可根据实际需要安排;(2)教学科研出访由各二级单位对任务必要性和真实性审核把关,国际处将申报任务报备北京市外办获得任务批件。

    Q4:我是教学科研人员,明年执行学术交流任务,也需要提前申报计划吗?

    A:需要。教学科研人员出国执行学术交流任务需要每年年底向所在单位提出下一年度的计划申报,出访计划填写《因公出国单列计划汇总表》。

    Q5:我是直接从事教学科研任务的老师,出访执行学术交流任务,还要办理因公出国(境)审批手续吗?

    A:需要。根据上级文件规定,教学科研人员出国开展学术交流合作与一般性工作交流出访区别管理,由二级单位对任务必要性、真实性、日程、预算等审核把关。

    Q6:教学科研人员出国开展学术交流合作,经费来源为科研项目经费,也需要履行预算审批手续吗?

    A:需要。根据上级文件规定,教学科研人员出国开展学术交流合作应认真执行因公临时出国经费先行审核制度,由学校财务部门和外事部门实行审批联动。

    Q7:执行因公出访任务前必须公示吗?有什么要求?

    A:必须公示。公示内容包括团组全体人员的姓名、单位和职务,出访国家(地区)、任务、日程安排、往返航线,经费来源和预算等。公示期不少于5个工作日。

    Q8:执行因公出访任务回国后还要进行公示吗?公示哪些内容?

    A:需要。公示内容包括出访简况(附工作照片)、主要收获、心得体会和建议等。

    Q9:随团的团组出访结束后是否也应履行公示程序?

    A:组团与随团都需履行公示程序,公示内容应包括本单位参团人员的出访信息。

    Q10:执行因公出访任务必须上交出访总结吗?什么时间上交?

    A:因公出访任务结束后必须上交出访总结,要求出访团组回国后20天之内上交。

    Q11:执行因公出访任务,什么时间能借出护照?什么时间归还?

    A:在获得北京市外办出具的任务批件和出访国家签证后,派出单位指定负责人(学院为外事秘书)于出访前3天到国际处办理因公证照借出手续,并于出访任务结束后5个工作日之内将因公证照交还至国际处办理入库手续。

    Q12:执行因公出访任务,能增减出访天数吗?

    A:不能。应严格按照任务批件批复天数执行出访任务,不得自行增减出访天数。如因紧急情况、紧急任务确需调整,须第一时间向派出单位提出书面申请,由国际处报学校主管领导审批,并以学校名义向上级主管部门提交说明函获得批准后方可调整。

    Q13:执行因公出访任务前,因紧急情况需提前(或延期)启程出访,可以吗?

    A:原则上应按申报出访时间启程,如因紧急情况确需调整启程日期(前提是保证出访天数不变,如天数变化参见Q12),须第一时间向派出单位提出书面申请,由国际处报学校主管领导审批,并以学校名义向上级主管部门提交说明函报备。

    Q14:出访期间,因紧急情况需提前(或延期)回国,可以吗?

    A:原则上应按申报出访时间回国,如因紧急情况确需调整回国日期(前提是保证出访天数不变,如天数变化参见Q12),须第一时间向派出单位提出书面申请,由国际处报学校主管领导审批,并以学校名义向上级主管部门提交说明函报备。

    Q15:我已获得北京市外办出具的任务批件,出访前因故取消出访任务,可以吗?

    A:原则上需按申报任务完成出访,如因紧急情况确需取消任务,须第一时间向派出单位提出书面申请,由国际处报学校主管领导审批,并以学校名义向上级主管部门提交说明函获得批准后方可执行。此外,还需和邀请方进行沟通,保证不会对学校声誉造成影响。

    Q16:因乘坐凌晨航班且于0点之前出关,造成出境日期提前1天,也需要报备吗?

    A:需要。应于出访任务结束后第一时间向派出单位提交书面说明并附机票行程单,由国际处报分管校领导批准后,向市外办提交说明函报备。

     

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    (三)申报计划

    Q01:我明年有因公出国(境)任务计划,需要提前申报吗?

    A:需要。国际处每年年底根据上级主管部门通知校内相关单位,根据工作需要进行申报,任务类型包括:因公出国、因公赴港澳、赴台工作交流和因公出国单列计划(教学科研人员出国执行学术交流合作)。

    Q02:我年底向所在单位申报了计划,可以届时取消出访任务吗?

    A:按上级要求,各派出单位要加强年度计划管理,避免申报的盲目性。年终计划执行情况将作为下年度计划审批的依据。

    Q03:我没有上报出访计划,但临时接到紧急出访任务,能申报出访任务吗?

    A:遇到紧急出访任务,可以在所在单位调剂使用未执行任务的计划号进行出访任务申报。

    (四)确定出访团组

    Q04:因公出访团组如何确定团长人选呢?

    A:若出访团组人数为1人,则由出访人本人为团长;如团组人数为多人,则由团组成员中职级高的担任团长;如同一职级涉及多人,则由年纪较长者担任团长。

    Q05:团长有什么职责呢?

    A:因公出访团组实行团长负责制,团长须对团组的境外活动切实负起责任,管理和督促团组成员遵守各项外事纪律。团长应保证团组在外期间遵循的要求详见《出访须知》。

    (五)准备材料与校内审批

    Q06:我要出国执行因公任务,需要做什么?

    A:需要填写因公出国(境)申报材料提交至学院,派出单位和学校有关部门审批通过后统一报送至国际处。

    Q07:因公出国(境)申报材料如何获得?

    A:访问国际合作交流处主页,进入“资料下载-出国出境”一栏下载。另,自201711日起,我校因公出国(境)任务采用网上申报方式:登陆MIS系统-39.外事工作系统-因公出国出境管理,完成因公出国(境)任务填报后,导出全套申报材料。

    Q08:我能直接把因公出访申报材料报送至国际处吗?

    A:不能。因公出国(境)任务申报采取校院两级审批。出访人须把申报材料交至所在单位审批,通过后由所在单位统一交至国际处。

    Q09:《因公临时出国任务和预算审批意见表》怎么填写?

    A:出国任务和预算审批一般包括国际旅费、伙食费、住宿费、公杂费和其他费用四部分,申请人可向各部处学院外事秘书咨询或搜索财行【2013516号文查询。

    Q10:不同国家的个人情况表有什么不同吗?

    A:个人情况表是由北京市外办代办签证时需提供的表,应根据出访国家(地区)的不同填写相应表格,一般填写《通用个人情况表》,出访英国、加拿大、美国、澳大利亚、新西兰需填写专用个人情况表,上述表格均可在国际处主页下载。

    Q11:因公出国(境)对邀请函有什么要求吗?

    A:出具邀请函应遵循“业务对口、级别对等”的原则,国(境)外邀请单位要适宜,须有业务对口部门或相应级别人员邀请,邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称。严禁使用假邀请函、通过中介机构联系或出具的邀请函、境外中资机构出具的邀请函。

    Q12:申报任务时邀请函需要原件吗?

    A:校内申报时只需提供邀请函复印件即可,但办理签证时根据使馆要求需提供邀请函原件或传真件,具体情况可参看各国使馆签证要求。

    Q13:因公出国赴港澳必须要提交出访必要性说明吗?有什么要求吗?

    A:一人出访超出天数限制、多人出访的团组需要提交必要性说明。出访必要性说明是北京市外办对因公出国(境)真实性和必要性审核的依据,应对与邀请方的合作交流背景、本次出访的目的和实质性意义、本次出访团组成员的分工等进行说明,是对邀请函未涉及内容的补充说明,且篇幅不宜太长,简要说明即可。

    Q14:关于填写出访日程的注意事项有哪些?

    A:出访日程安排应充实、有实质性的公务活动,具体到每半天进行申报,日程安排中避免出现考察、调研、参观等无实质性内容的词语。

    赴台日程模板参考《大陆地区来台从事相关活动行程表》(由台方提供)。

    Q15:我是一名退休教师,可以办因公出国执行科研任务吗?

    A:如退休人员还承担、参与国家和科技处的科研项目,可以办理。

    Q16:我的户口没在北京,办理因公出国任务需要哪些材料?

    A:若出访人户口不在北京,在报送出访申报材料时一定要注明。除准备因公出国(境)审批表及附件材料外,还需提供与我校所签劳动合同的复印件,要求已在我校工作满一年且合同期限满三年;同时提交暂住证或满一年的居住证复印件。

     

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    (四)确定出访团组

    Q04:因公出访团组如何确定团长人选呢?

    A:若出访团组人数为1人,则由出访人本人为团长;如团组人数为多人,则由团组成员中职级高的担任团长;如同一职级涉及多人,则由年纪较长者担任团长。

    Q05:团长有什么职责呢?

    A:因公出访团组实行团长负责制,团长须对团组的境外活动切实负起责任,管理和督促团组成员遵守各项外事纪律。团长应保证团组在外期间遵循的要求详见《出访须知》。

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    (五)准备材料与校内审批

    Q06:我要出国执行因公任务,需要做什么?

    A:需要填写因公出国(境)申报材料提交至学院,派出单位和学校有关部门审批通过后统一报送至国际处。

    Q07:因公出国(境)申报材料如何获得?

    A:访问国际合作交流处主页,进入“资料下载-出国出境”一栏下载。另,自2017年1月1日起,我校因公出国(境)任务采用网上申报方式:登陆MIS系统-39.外事工作系统-因公出国出境管理,完成因公出国(境)任务填报后,导出全套申报材料。

    Q08:我能直接把因公出访申报材料报送至国际处吗?

    A:不能。因公出国(境)任务申报采取校院两级审批。出访人须把申报材料交至所在单位审批,通过后由所在单位统一交至国际处。

    Q09:《因公临时出国任务和预算审批意见表》怎么填写?

    A:出国任务和预算审批一般包括国际旅费、伙食费、住宿费、公杂费和其他费用四部分,申请人可向各部处学院外事秘书咨询或搜索财行【2013】516号文查询。

    Q10:不同国家的个人情况表有什么不同吗?

    A:个人情况表是由北京市外办代办签证时需提供的表,应根据出访国家(地区)的不同填写相应表格,一般填写《通用个人情况表》,出访英国、加拿大、美国、澳大利亚、新西兰需填写专用个人情况表,上述表格均可在国际处主页下载。

    Q11:因公出国(境)对邀请函有什么要求吗?

    A:出具邀请函应遵循“业务对口、级别对等”的原则,国(境)外邀请单位要适宜,须有业务对口部门或相应级别人员邀请,邀请单位和邀请人应与出访人员的职级身份相称。严禁使用假邀请函、通过中介机构联系或出具的邀请函、境外中资机构出具的邀请函。

    Q12:申报任务时邀请函需要原件吗?

    A:校内申报时只需提供邀请函复印件即可,但办理签证时根据使馆要求需提供邀请函原件或传真件,具体情况可参看各国使馆签证要求。

    Q13:因公出国赴港澳必须要提交出访必要性说明吗?有什么要求吗?

    A:一人出访超出天数限制、多人出访的团组需要提交必要性说明。出访必要性说明是北京市外办对因公出国(境)真实性和必要性审核的依据,应对与邀请方的合作交流背景、本次出访的目的和实质性意义、本次出访团组成员的分工等进行说明,是对邀请函未涉及内容的补充说明,且篇幅不宜太长,简要说明即可。

    Q14:关于填写出访日程的注意事项有哪些?

    A:出访日程安排应充实、有实质性的公务活动,具体到每半天进行申报,日程安排中避免出现考察、调研、参观等无实质性内容的词语。

    赴台日程模板参考《大陆地区来台从事相关活动行程表》(由台方提供)。

    Q15:我是一名退休教师,可以办因公出国执行科研任务吗?

    A:如退休人员还承担、参与国家和科技处的科研项目,可以办理。

    Q16:我的户口没在北京,办理因公出国任务需要哪些材料?

    A:若出访人户口不在北京,在报送出访申报材料时一定要注明。除准备因公出国(境)审批表及附件材料外,还需提供与我校所签劳动合同的复印件,要求已在我校工作满一年且合同期限满三年;同时提交暂住证或满一年的居住证复印件。

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    )向市外办(或市台办)申报出访任务

    Q01:已有因公护照和有效签证能直接出访吗?

    A:不能!每次出访前都要提前进行任务申报,获任务批件后方可出访。

    Q02:我已经获得了北京市外办出具的任务批件,但因故需推迟出访时间,还需要再重新进行任务申报吗?

    A:不需要。但需要在确认推迟行程后,及时提交原因说明提交至国际处,由分管校领导批准后报北京市外办审批后方可执行。

    Q03:如何办理出国赴港澳任务批件(确认件)?

    A:出访团组材料完成校内审批后,由国际处向北京市外办申报出访任务,提交材料包括:公示表,邀请信(复印件)及翻译件,出访行程,因公临时出国(赴港澳)人员备案表,身份证复印件(正反面在一页纸上并注明出生地)。上述材料由派出单位指定负责人(一般为外事秘书)交至国际处,由国际处统一向北京市外办申报。

    Q04:北京市外办对受理因公出访任务申报材料有无时间上的限制?

    A:有。我校必须在距出访日期14个工作日之前向北京市外办报送申报材料,不满足时限的外办不予受理。

    Q05:因公出国赴港澳申报材料报送至北京市外办后,一般多久能出任务批件?

    A:申报材料完整合格的情况下,一般3-5个工作日能出任务批件。

    Q06:如何办理赴台湾任务批件?一般多久能出任务批件?

    A:出访团组填写申报材料并完成校内审批后,由学校港澳台办公室向北京市台办申报出访任务,申报材料包括:公示表、邀请信复印件、大陆地区来台从事相关活动行程表、因公赴台人员备案表、入台许可证复印件(注明户口所在地)等。上述材料由派出单位指定负责人(一般为外事秘书)交至学校港澳台办,由港澳台办统一申报。一般一周以内出任务批件(如参加两岸会议、国际会议则视情况而定)。

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    (七)办理护签

    Q07:没有任务能先办因公护照吗?

    A:不能。

    Q08:已经办理了任务批件(确认件)后还需要办理什么手续?

    A:取得任务批件后开始办理因公护照、港澳通行证、签证(签注)等事宜,不同国家办理签证所需材料不同,请浏览北京市外事服务大厅网站:http://www.bjfas.cn/点击“因公签证信息”查询。

    Q09:我是参加外单位因公团组,如何办理因公护照和签证?

    A:国际处向市外办提交材料办理本单位人员因公护照;签证办理视情况而定,组团单位可统一办理签证,如组团单位不统一办理签证,需出具委托办理签证说明函,再由我处提交相关材料至市外办办理签证。

    Q10:护照有效期不足签证有效期怎么办?

    A:到期护照办理注销手续,但是要注意保护好旧护照中的签证页。如获准新任务重新申办新护照,两本护照一并使用。各国要求不同,如赴澳大利亚等使用电子护照国家需去使馆办理相关手续,具体请咨询国际处。

    Q11:出访免签国家,但是出访团组成员不是同一时间或同一地点(包括航站楼不同)出境,怎么办?

    A:这种情况下,可根据出访团组报市外办审批的日程安排,向市外办申请分别办理《出境证明》。

    Q12:我连续执行两个因公出访任务,两个任务的时间很近,在第一个任务执行期间恐无法把护照交回办理第二个任务的签证,怎么办呢?

    A:这种情况下可申请办理二本照。出访人拿因公护照出访执行第一个任务,可凭其办理的二本照申请第二个任务目的地的签证;待执行第二个任务时持二本照前往。任务完成后,二本照要立即交还国际处办理注销手续。

    Q13:部分教师在企业担任科研任务,经费由企业负担,是否可以走因公出访渠道?

    A:是否按因公渠道出访,组团单位要先界定好此人执行的是否是因公任务。

    Q14:申请港澳签注,邀请信是否需要原件?

    A:不需要,中文复印件即可。

    Q15:办理赴港澳的照片规格是多少?

    A:照片大小48X33mm,头部宽度(两耳间距)21-24mm,头部长度(头顶至下巴间距)28-33mm

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    (八)出访须知

    Q16:可以持因私护照(港澳通行证)出访吗?

    A:根据有关管理规定,执行因公出访任务必须持因公护照(港澳通行证),不得持因私护照(港澳通行证)执行因公任务(上级部门有特殊规定的除外)。

     Q17:可以自行更改出国(境)天数吗?

    A:不能!应严格按照批件批复时间执行出访任务,不得自行增加出访天数。如在外遇紧急情况、紧急任务确需更改,须在境外第一时间向派出单位提出申请,经主管领导批准后,向上级主管部门提交说明函后方可执行。

    Q18:科研人员在外出访期间又有出访他国任务,应怎样办理?

    A:如预知应提前报备,如突发应重报任务,包括经费预算表等相关材料,以及办理签证所需的材料,并做备案手续。

    Q19:如0点之前出关,乘坐0点以后起飞的航班应如何办理相关手续?

    A:按正常任务报送,如提前出关,须说明原因并附机票订单加盖单位公章报至国际处,经分管校领导批准后由国际处向市外办提交说明报备。

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    (九)出访后事宜

    Q20:执行完因公出访任务,返回后需要什么材料才能完成财务报销?

    A:报销手续所需要的材料包括:出国赴港澳任务批件(或确认件,赴台任务批件)复印件(原件在所在单位外事部门)、因公出国审批表复印件(原件在国际处)、因公证照首页及出入境记录复印件等。

    Q21:出访前未办理因公出访审批手续,返回后费用可以报销吗?

    A:出访人员应在出访前办理审批手续,严禁未获得任务批件执行因公出访任务。未办理因公出访审批手续回国后不予补办,不予报销相关出访费用。